Conditions Générales d'Utilisation et de Vente

Les présentes Conditions Générales d'Utilisation et de Vente (ci-après « CGU/CGV ») régissent l'accès et l'utilisation du service Mon Syndic Bénévole(ci-après « le Service »), édité par Mon Syndic Bénévole, accessible à l'adresse mon-syndic-benevole.fr.

Le Service est une application SaaS (Software as a Service) de gestion de copropriété destinée aux syndics bénévoles et aux copropriétaires.

L'utilisation du Service implique l'acceptation pleine et entière des présentes CGU/CGV. Toute personne qui n'accepte pas ces conditions ne doit pas utiliser le Service.

L'accès au Service nécessite la création d'un compte. L'utilisateur s'engage à fournir des informations exactes, complètes et à les maintenir à jour.

Chaque compte est strictement personnel et ne peut être partagé. L'utilisateur est seul responsable de la confidentialité de ses identifiants et de toute activité réalisée depuis son compte.

L'accès au Service est réservé aux personnes majeures capables de contracter. En créant un compte, l'utilisateur déclare remplir ces conditions.

Mon Syndic Bénévole offre notamment les fonctionnalités suivantes :

• Gestion de copropriétés : lots, copropriétaires, documents ;
• Suivi des dépenses et appels de fonds ;
• Organisation et suivi des assemblées générales ;
• Gestion des incidents et travaux ;
• Espace collaboratif pour les copropriétaires invités.

Mon Syndic Bénévole se réserve le droit de modifier, améliorer ou supprimer des fonctionnalités à tout moment, notamment pour des raisons techniques ou légales, sans obligation d'indemnisation.

Un essai gratuit peut être proposé aux nouveaux utilisateurs pour une durée limitée, selon les conditions affichées lors de l'inscription. À l'issue de la période d'essai, l'accès aux fonctionnalités premium est conditionné à la souscription d'un abonnement payant.

La période d'essai est accordée une seule fois par utilisateur. Toute tentative de contournement (comptes multiples, etc.) peut entraîner la suspension du compte.

L'accès complet au Service est soumis à la souscription d'un abonnement payant. Les tarifs en vigueur sont indiqués sur la page de tarification du site.

Les abonnements sont proposés sur une base mensuelle ou annuelle. Le paiement est effectué par carte bancaire via la plateforme sécurisée Stripe, certifiée PCI-DSS. Mon Syndic Bénévole ne conserve aucune donnée bancaire.

Les abonnements sont renouvelés automatiquement à leur échéance. L'utilisateur peut résilier à tout moment depuis son espace « Abonnement » ; la résiliation prend effet à la fin de la période en cours, sans remboursement proratisé sauf disposition légale contraire.

Conformément à l'article L.221-28 12° du Code de la consommation, le droit de rétractation de 14 jours ne s'applique pas aux contenus numériques fournis immédiatement après acceptation expresse de l'utilisateur et renonciation à son droit de rétractation.

L'utilisateur s'engage à :

• Utiliser le Service conformément à sa destination et aux lois en vigueur ;
• Ne pas porter atteinte aux droits de tiers ou à la sécurité du Service ;
• Ne pas utiliser le Service pour stocker, diffuser ou traiter des données illicites, à caractère discriminatoire, haineux ou portant atteinte à la vie privée de tiers ;
• Ne pas tenter de contourner les mécanismes de sécurité du Service ;
• S'assurer que les données de copropriété saisies (notamment celles concernant des tiers — copropriétaires, prestataires) sont collectées et traitées dans le respect du RGPD.

L'utilisateur agissant en tant que syndic est seul responsable de la légalité et de l'exactitude des données qu'il saisit dans le Service.

Le Service, son code source, son interface, ses marques, logos et contenus sont la propriété exclusive de Mon Syndic Bénévole ou de ses concédants de licence. Toute reproduction, modification, distribution ou exploitation non autorisée est strictement interdite.

L'utilisateur conserve l'entière propriété des données qu'il saisit dans le Service. Il concède à Mon Syndic Bénévole une licence d'utilisation limitée, non exclusive, aux seules fins de la fourniture du Service.

Mon Syndic Bénévole traite des données à caractère personnel dans le cadre de la fourniture du Service. Les modalités complètes de ce traitement sont décrites dans la Politique de Confidentialité, qui fait partie intégrante des présentes CGU/CGV. La présente section précise les aspects relatifs au traitement des données de tiers (copropriétaires) confiées à Mon Syndic Bénévole par le syndic utilisateur.

8.1 Rôles respectifs — Responsable de traitement et sous-traitant

Dans le cadre du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), les rôles sont répartis comme suit :

• Le syndic utilisateur est responsable de traitement pour l'ensemble des données personnelles relatives aux copropriétaires et aux tiers qu'il saisit dans le Service (noms, coordonnées, données financières, etc.).
• Mon Syndic Bénévole agit en qualité de sous-traitant (art. 28 RGPD) pour ces données, en ce qu'il les traite exclusivement pour le compte et sur instruction du syndic.
• Mon Syndic Bénévole est responsable de traitement pour ses propres données d'exploitation (comptes utilisateurs, données de facturation, logs techniques, données d'analyse anonymisées).

8.2 Engagements de Mon Syndic Bénévole en tant que sous-traitant (art. 28 RGPD)

En acceptant les présentes CGU/CGV, le syndic utilisateur donne instruction à Mon Syndic Bénévole de traiter les données de copropriété aux seules fins de la fourniture du Service. Mon Syndic Bénévole s'engage à :

• Ne traiter les données personnelles des copropriétaires que sur instruction documentée du syndic (utilisation du Service), sauf obligation légale contraire ;
• Garantir la confidentialité des données traitées et s'assurer que les personnes habilitées à y accéder s'engagent à la confidentialité ;
• Mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité des données (chiffrement au repos et en transit, contrôle d'accès, sauvegardes régulières) ;
• Notifier le syndic sans délai injustifié en cas de violation de données susceptible d'affecter les données de sa copropriété (art. 33 RGPD) ;
• Ne pas recruter de nouveau sous-traitant ultérieur sans en informer le syndic au préalable (voir section 8.4 ci-dessous) ;
• Restituer ou supprimer les données de copropriété à la résiliation du compte, au choix du syndic, conformément à la section 11 des présentes.

Le syndic, en qualité de responsable de traitement, est seul responsable de s'assurer que les copropriétaires sont informés du traitement de leurs données personnelles (art. 13 RGPD), notamment lors de leur première invitation sur la plateforme.

8.3 Données traitées, finalités et durées de conservation

Mon Syndic Bénévole traite les catégories de données suivantes :

• Données de compte syndic : nom, prénom, adresse e-mail, mot de passe chiffré (bcrypt), rôle — conservées pendant la durée de l'abonnement actif et jusqu'à 3 ans après résiliation.
• Données de copropriété : identité des copropriétaires, adresses e-mail, tantièmes, données financières (charges, appels de fonds, soldes) — conservées pendant la durée de l'abonnement et jusqu'à 5 ans après résiliation (délai de prescription légale en matière de copropriété).
• Données de facturation : historique des transactions Stripe, montants, dates — conservées 10 ans (obligation comptable légale).
• Logs d'envoi d'e-mails : destinataire, objet, horodatage, statut de livraison — conservés 5 ans (preuve légale d'envoi des convocations et appels de fonds).
• Données d'usage anonymisées : pages visitées, actions réalisées, sans identification possible — conservées 13 mois (recommandation CNIL).

8.4 Sous-traitants ultérieurs

Mon Syndic Bénévole fait appel aux prestataires techniques suivants, qui agissent en qualité de sous-traitants ultérieurs et avec lesquels des contrats de traitement de données conformes à l'art. 28 RGPD ont été conclus :

• Supabase Inc. (États-Unis) — hébergement de la base de données et authentification. Transfert encadré par les Clauses Contractuelles Types de la Commission européenne.
• Resend Inc. (États-Unis) — plateforme d'envoi d'e-mails transactionnels. Transfert encadré par les Clauses Contractuelles Types.
• Stripe Inc. (États-Unis) — traitement des paiements. Certifié PCI-DSS niveau 1. Transfert encadré par les Clauses Contractuelles Types.
• Vercel Inc. (États-Unis) — hébergement de l'application. Transfert encadré par les Clauses Contractuelles Types.

Mon Syndic Bénévole s'engage à informer le syndic de tout changement concernant l'ajout ou le remplacement d'un sous-traitant ultérieur, en lui donnant la possibilité de s'y opposer.

8.5 Base légale des e-mails automatiques envoyés aux copropriétaires

Le Service envoie automatiquement des e-mails aux copropriétaires pour le compte du syndic. La base légale de ces envois varie selon le type d'e-mail :

• Convocations d'AG, rappels de convocation, PV d'AG : obligation légale (art. 9 et 17-1 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967) — ces e-mails ne comportent pas de lien de désabonnement.
• Avis d'appel de fonds, relances d'impayés : exécution du contrat liant le copropriétaire à la copropriété (obligation de payer sa quote-part de charges) — ces e-mails ne comportent pas de lien de désabonnement.
• Rappels pré-échéance (J-7) : intérêt légitime — ces e-mails permettent au copropriétaire de s'y opposer.

8.6 Droits des personnes concernées

Toute personne dont les données sont traitées dans le cadre du Service dispose des droits suivants au titre du RGPD : accès (art. 15), rectification (art. 16), effacement (art. 17), limitation du traitement (art. 18), portabilité (art. 20), opposition (art. 21).

Pour les copropriétaires : ces droits s'exercent auprès du syndic bénévole responsable de traitement, qui en est l'interlocuteur principal. En cas de difficulté, une demande peut également être adressée à Mon Syndic Bénévole à l'adresse contact@mon-syndic-benevole.fr.

Pour les syndics utilisateurs : ces droits s'exercent directement auprès de Mon Syndic Bénévole à la même adresse.

En cas de réponse insatisfaisante, une réclamation peut être introduite auprès de la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés) via cnil.fr.

Mon Syndic Bénévole s'engage à mettre en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité du Service 24h/24, 7j/7. Des interruptions pour maintenance ou cas de force majeure peuvent survenir. Elles ne donnent pas droit à indemnisation.

En cas d'indisponibilité prolongée (plus de 72h consécutives, hors force majeure), l'utilisateur peut contacter le support à contact@mon-syndic-benevole.fr.

Mon Syndic Bénévole est un outil d'aide à la gestion. Il ne constitue pas un conseil juridique ou comptable. L'utilisateur reste seul responsable des décisions prises dans le cadre de la gestion de sa copropriété.

La responsabilité de Mon Syndic Bénévole est limitée au montant des sommes versées au titre de l'abonnement au cours des 12 derniers mois. Elle ne saurait être engagée pour des dommages indirects, pertes d'exploitation ou perte de données imputables à l'utilisateur.

L'utilisateur peut résilier son compte à tout moment depuis son espace « Abonnement » ou en contactant le support. Les données sont conservées pendant 30 jours après la résiliation, puis supprimées définitivement, sauf obligation légale de conservation.

Mon Syndic Bénévole se réserve le droit de suspendre ou résilier un compte en cas de violation des présentes CGU/CGV, sans préavis ni remboursement.

Mon Syndic Bénévole se réserve le droit de modifier les présentes CGU/CGV à tout moment. Les utilisateurs seront informés de toute modification substantielle par email ou notification dans l'application, avec un préavis de 30 jours. La poursuite de l'utilisation du Service après ce délai vaut acceptation des nouvelles conditions.

Les présentes CGU/CGV sont soumises au droit français. En cas de litige, une solution amiable sera recherchée en priorité. À défaut, les tribunaux compétents du ressort du siège social de Mon Syndic Bénévole seront seuls compétents.

Conformément aux articles L.611-1 et suivants du Code de la consommation, l'utilisateur consommateur peut recourir gratuitement à un médiateur de la consommation en cas de litige.