Le problème
Il est 23 h. L'assemblée générale est dans trois semaines et Anne-Sophie, syndic bénévole d'une résidence de 10 lots à Nantes, en est encore à chercher les relevés bancaires dans ses e-mails, à reconstituer les dépenses de l'année poste par poste, à vérifier si elle a bien tous les devis annexés à convoquer. “La première fois, j'ai passé quatre week-ends entiers à préparer une réunion de deux heures.”
La deuxième année, après avoir migré vers un outil dédié, la même AG lui a pris une matinée — comptes bouclés, convocations générées, envoyées avec le bon délai. La réunion elle-même s'est tenue en 1 h 30 chrono.
Ce guide couvre l'intégralité du cycle AG — de la préparation des comptes à la notification du PV — avec les templates légaux, les règles de majorité, les erreurs à éviter, et ce que vous pouvez déléguer à un outil pour ne plus jamais rater une date critique.
Anne-Sophie prépare son AG en une matinée. Vous pouvez faire pareil.
Mon Syndic Bénévole gère le cycle complet de votre AG : brouillon, planification, convocation PDF avec le bon délai légal, procès-verbal, envoi. Zéro calcul de date, zéro mise en forme manuelle.
Préparer mon AG gratuitement →Quand tenir l'AG : les dates légales
La loi impose une assemblée générale ordinaire au moins une fois par an, dans les six mois suivant la clôture de l'exercice comptable (art. 7 décret du 17 mars 1967). Si votre exercice clôt au 31 décembre, l'AG doit se tenir au plus tard le 30 juin de l'année suivante.
En pratique, la majorité des copropriétés tiennent leur AG entre mars et juin — période où les comptes de l'année précédente sont bouclés et où la mobilisation des copropriétaires est la meilleure.
| Clôture de l'exercice | AG à tenir avant le | Convocation à envoyer avant le | Commencer à préparer dès le |
|---|---|---|---|
| 31 décembre | 30 juin | 9 juin (J-21) | Mi-avril (8 semaines avant) |
| 31 mars | 30 septembre | 9 septembre | Mi-juillet |
| 30 juin | 31 décembre | 10 décembre | Mi-octobre |
Attention — le délai de 21 jours est minimum, pas recommandé
21 jours calendaires entre la première présentation de la lettre recommandée et la date de l'AG (pas la date d'envoi). En pratique, prévoyez toujours 24 à 25 jours pour absorber un week-end ou un jour férié. Une AG convoquée à J-18 peut être annulée sur recours — même si vous étiez de bonne foi.
Sources officielles utiles
Pour recouper ce guide avec les références publiques, consultez la page de l'ANIL sur l'assemblée générale, la fiche Service Public sur la contestation d'une décision d'AG et la page ANIL sur l'immatriculation et la mise à jour du registre des copropriétés.
J-8 semaines : préparer le contenu de l'AG
La majorité du travail de l'AG se fait en amont — pas le soir de la réunion. Voici les quatre chantiers à ouvrir deux mois avant.
1. Clôturer les comptes de l'exercice précédent
Les copropriétaires doivent approuver les comptes de l'exercice N-1 en AG. Vous devez donc les clôturer avant d'envoyer les convocations — pas après. Deux colonnes à préparer : dépenses réalisées vs budget voté. L'écart explique la régularisation annuelle (solde à payer ou trop-perçu à rembourser).
Pour comprendre en détail le calcul de la régularisation et sa répartition par copropriétaire (notamment quand des charges spéciales sont impliquées), consultez notre guide complet sur les appels de fonds.
2. Établir le budget prévisionnel
Le budget de l'exercice N+1 doit être présenté poste par poste : assurance MRI, nettoyage, électricité des communs, contrat ascenseur, espaces verts, petits travaux d'entretien courants. Chaque poste doit s'appuyer sur un justificatif ou un devis pour être défendable en AG.
N'oubliez pas le vote du fonds de travaux ALUR — obligatoire pour toutes les copropriétés depuis 2025 (minimum 5 % du budget prévisionnel). Il figure systématiquement à l'ordre du jour.
3. Recenser les résolutions
Listez tout ce qui doit être voté :
- Résolutions obligatoires : approbation des comptes N-1, vote du budget N+1, vote du fonds de travaux, renouvellement du mandat du syndic si applicable
- Résolutions facultatives : travaux, changement de prestataire, autorisation exceptionnelle pour le syndic
- Résolutions demandées par des copropriétaires : tout copropriétaire peut demander l'inscription d'une résolution à l'ordre du jour par LRAR au syndic, avant l'envoi des convocations
Conseil pratique
Envoyez un e-mail aux copropriétaires 6 semaines avant l'AG pour recueillir leurs demandes de résolutions et vérifier leur disponibilité sur les créneaux que vous avez choisis. Vous évitez les surprises et montrez une gestion transparente.
4. Rassembler les annexes obligatoires
La convocation doit être accompagnée de tous les documents permettant aux copropriétaires de voter en connaissance de cause. La liste minimale :
Documents à joindre à la convocation
Comptabilité
- →Comptes de l'exercice clos — dépenses par poste, montant appelé, solde
- →Tableau de répartition des charges par copropriétaire
- →Relevés bancaires du compte courant et du compte fonds de travaux
Résolutions financières
- →Projet de budget prévisionnel N+1 (poste par poste)
- →Proposition de cotisation au fonds de travaux
Travaux votés
- →Devis comparatifs si votre règlement, une décision antérieure ou la nature des travaux impose une mise en concurrence
- →Note technique de présentation pour les travaux importants
Formulaires obligatoires
- →Formulaire de vote par correspondance (obligatoire depuis le décret du 2 juillet 2020)
- →Formulaire de délégation de pouvoirs
La convocation : template et points légaux (J-21)
La convocation est le document dont la régularité conditionne la validité de toutes les résolutions votées lors de l'AG. Un seul point non respecté et un copropriétaire mécontent peut faire annuler les décisions. Voici le modèle conforme.
— Modèle de convocation AG ordinaire —
SYNDICAT DES COPROPRIÉTAIRES
[Nom de la résidence] — [Adresse complète]
Syndic bénévole : [Prénom NOM] — [e-mail] — [téléphone]
[Ville], le [date d'envoi]
Envoi par lettre recommandée avec accusé de réception
Madame / Monsieur [Nom], propriétaire du lot n° [X]
Objet : Convocation à l'Assemblée Générale Ordinaire du [date de l'AG]
En ma qualité de syndic non-professionnel bénévole, j'ai l'honneur de vous convoquer à l'Assemblée Générale Ordinaire des copropriétaires de [nom copropriété] qui se tiendra le :
[JOUR] [DATE] à [Heure]
[Adresse précise de la réunion — salle, étage, code d'accès si nécessaire]
Ordre du jour :
- Désignation du président de séance et du secrétaire
- Approbation des comptes de l'exercice [N-1] — art. 18 loi 1965 (majorité art. 24)
- Quitus de gestion au syndic pour l'exercice [N-1] (majorité art. 24)
- Vote du budget prévisionnel [N+1] — art. 14-1 loi 1965 (majorité art. 24)
- Vote de la cotisation au fonds de travaux [N+1] — art. 14-2 loi 1965 (majorité à vérifier selon la résolution)
- [Résolution travaux / autre — intitulé précis] (majorité art. [X])
- Questions diverses (sans vote)
Pièces jointes : comptes exercice [N-1], budget [N+1], devis [prestataire], formulaires de vote par correspondance et de délégation de pouvoir.
Cordialement,
[Prénom NOM] — Syndic non-professionnel bénévole
5 points légaux à vérifier avant d'envoyer
- ✓Délai de 21 jours minimum entre la première présentation du recommandé et la date de l'AG (prévoyez 24 jours minimum)
- ✓Chaque copropriétaire convoqué individuellement — y compris les indivisaires (un représentant désigné ou les deux convoqués)
- ✓La majorité applicable est indiquée pour chaque résolution à l'ordre du jour
- ✓Le formulaire de vote par correspondance est joint (obligatoire depuis la loi ELAN, décret 2020)
- ✓Les documents comptables et devis sont bien annexés (sans eux, des résolutions peuvent être contestées)
Mon Syndic Bénévole calcule automatiquement le bon délai
Indiquez la date de votre AG — la plateforme calcule la date limite d'envoi des convocations et vous alerte si vous êtes trop juste. La convocation PDF est générée avec les données de votre copropriété et l'ordre du jour que vous avez saisi.
Générer ma convocation automatiquement →Les règles de majorité : articles 24, 25 et 26
C'est le point qui déroute le plus les syndics bénévoles débutants. Une résolution votée avec la mauvaise règle de majorité peut être annulée. Voici le tableau de référence.
| Règle | Ce qu'elle exige | Pour quoi |
|---|---|---|
| Art. 24 Majorité simple | Majorité des voix des copropriétaires présents et représentés uniquement |
|
| Art. 25 Majorité absolue | Majorité des voix de tous les copropriétaires (présents + absents + représentés) |
|
| Art. 26 Double majorité | Majorité des copropriétaires ET des 2/3 des tantièmes |
|
| Unanimité | 100 % des copropriétaires |
|
La règle du second tour (art. 25-1)
Si une résolution de l'art. 25 recueille plus du tiers des voix sans atteindre la majorité absolue, un second vote à la majorité de l'art. 24 peut être organisé immédiatement lors de la même AG — sans nouvelle convocation. C'est souvent la résolution qui passe au second tour qui débloque une situation. Ne levez pas la séance trop vite.
Le jour de l'AG : conduire la séance
Avant d'ouvrir la séance
Préparez votre feuille de présence en listant tous les lots, leurs propriétaires et leurs tantièmes. À l'arrivée de chaque copropriétaire, notez sa présence et récoltez les pouvoirs des absents qui ont délégué. Il n'y a pas de quorum légal en copropriété — l'AG peut donc se tenir même avec très peu de présents. En revanche, cela ne signifie pas qu'un seul copropriétaire peut automatiquement faire adopter toutes les résolutions : tout dépend des tantièmes qu'il représente et de la majorité requise.
Ouverture de la séance
La première résolution est toujours la désignation du président de séance (à ne pas confondre avec le syndic — c'est souvent un copropriétaire différent) et du secrétaire de séance (qui rédige ou aide à rédiger le PV). Notez le nombre de tantièmes représentés — c'est la base du calcul pour toutes les majorités.
Pendant les votes
Pour chaque résolution, annoncez clairement : l'intitulé exact, la majorité applicable, et le résultat après vote (voix pour / contre / abstentions, en nombre de voix et en tantièmes). La majorité se calcule toujours en tantièmes, pas en têtes, sauf disposition contraire.
Exemple — vote travaux ascenseur (art. 25)
Copropriété de 1 000 tantièmes. 6 copropriétaires présents/représentés = 680 tantièmes. Absent sans pouvoir : 320 tantièmes.
| Résultat du vote | Tantièmes | Majorité art. 25 requise |
|---|---|---|
| Pour | 420 | → 501 tantièmes sur 1 000 total |
| Contre | 180 | |
| Abstentions | 80 | |
| Total exprimés (présents) | 680 | ✗ 420 < 501 — résolution rejetée |
| Mais > 333 (1/3 de 1 000) → second vote art. 24 possible immédiatement. À la majorité des présents (420 > 260) : résolution adoptée ✓ | ||
Le procès-verbal : rédiger, signer, notifier
Le PV est le document officiel qui fait foi des décisions prises. Il doit être signé séance tenante par le président de séance et le secrétaire (et les scrutateurs si désignés). Notifiez-le dans le mois suivant l'AGaux copropriétaires opposants ou défaillants ; en pratique, beaucoup de syndics l'adressent à tous pour garder une traçabilité uniforme. Le délai de contestation (2 mois) court à partir de cette notification.
— Structure type du procès-verbal —
PROCÈS-VERBAL DE L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE
Syndicat des copropriétaires de [nom] — [adresse]
Date : [jour/mois/année] à [heure] — [lieu exact]
Président de séance : [Nom], désigné(e) à l'unanimité
Secrétaire : [Nom]
Feuille de présence :
— Lot 1 (180 t.) M. Dupont — Présent
— Lot 2 (155 t.) Mme Martin — Représentée par M. Dupont (pouvoir joint)
— Lot 3 (105 t.) M. Leroy — Absent sans pouvoir
→ Total tantièmes représentés : 335 / 1 000 (soit 33,5 %)
RÉSOLUTION N°1 — APPROBATION DES COMPTES [N-1]
Après présentation par le syndic des comptes de l'exercice clos au [date], l'assemblée :
DÉCIDE d'approuver les comptes de l'exercice [N-1] arrêtés à [montant total dépenses].
POUR : [X tantièmes] / CONTRE : [X tantièmes] / ABSTENTIONS : [X tantièmes]
→ RÉSOLUTION ADOPTÉE à la majorité de l'article 24.
[Répéter pour chaque résolution]
L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à [heure].
Fait à [Ville], le [date de signature]
Le Président de séance : __________ Le Secrétaire : __________
PV généré automatiquement — résolutions, votes, signatures
Dans Mon Syndic Bénévole, saisissez les résultats de vote résolution par résolution. La plateforme génère le PV en PDF avec la mise en forme correcte, les données de votre copropriété et le décompte exact des tantièmes — prêt à être signé et envoyé.
Générer mon PV d'AG automatiquement →Après l'AG : les suites à donner sans attendre
La réunion terminée, le travail n'est pas fini. Voici les actions à lancer sans attendre après la séance :
Faire signer le PV par tous les signataires
Le PV signé séance tenante est idéal. Si ce n'est pas fait sur place, collectez les signatures dans la semaine — les souvenirs sont encore frais.
Notifier le PV aux copropriétaires concernés, et idéalement le diffuser à tous
Les copropriétaires opposants ou défaillants doivent être notifiés dans le mois. En pratique, un envoi uniforme à tous les copropriétaires simplifie le suivi. Par LRAR, remise contre émargement ou voie électronique avec accord préalable, conservez toujours les preuves d'envoi.
Mettre en œuvre les décisions votées
Passer les commandes pour les travaux votés, engager les prestataires sélectionnés, résilier les contrats remplacés. Un vote en AG oblige à l'exécution — le syndic ne peut pas retarder sans motif légitime.
Émettre les nouveaux appels de fonds sur la base du budget voté
Une fois le budget de l'exercice N+1 approuvé en AG, c'est ce montant qui sert de base aux appels de fonds trimestriels à venir. Si des travaux exceptionnels ont été votés, des appels complémentaires peuvent être émis selon le calendrier du chantier.
Mettre à jour le registre national des copropriétés
Après l'AG qui approuve les comptes, les données financières de l'exercice clos doivent être mises à jour sur le registre national des copropriétés au plus tard dans les 2 mois. C'est une obligation annuelle. L'oublier expose la copropriété à une mise en demeure, voire à une astreinte. Le mode d'emploi officiel est détaillé par l'ANIL.
5 erreurs qui peuvent invalider votre AG
Délai de convocation non respecté
Risque — Nullité potentielle de toutes les résolutions votées
Le délai de 21 jours court à partir de la première présentation de la LRAR au destinataire — pas de l'envoi en boîte aux lettres. Prévoyez systématiquement 24 à 25 jours de marge. Anne-Sophie utilise maintenant un outil qui calcule cette date à sa place.
Résolution votée avec la mauvaise majorité
Risque — Résolution annulable sur recours dans les 2 mois
Appliquer l'article 24 à une résolution qui nécessitait l'article 25 rend la décision contestable. Indiquez la majorité applicable sur chaque résolution avant le vote et dans le PV.
Résolution absente de l'ordre du jour convoqué
Risque — Le vote est nul, quelle que soit la majorité obtenue
On ne peut voter que ce qui est à l'ordre du jour de la convocation. Pas d'improvisation le soir de l'AG — même à l'unanimité des présents, un vote hors ordre du jour est sans valeur légale.
PV non notifié dans le mois aux copropriétaires opposants ou défaillants
Risque — Délai de contestation indéfiniment ouvert
Le délai de 2 mois pour contester une résolution ne court qu'à partir de la notification du PV. Tant que cette notification n'est pas faite aux copropriétaires concernés, la fenêtre reste ouverte. En pratique, envoyez le PV rapidement à tous pour éviter toute ambiguïté.
Formulaire de vote par correspondance non joint
Risque — Irrégularité de forme ouvrant droit à contestation
Obligatoire depuis le décret du 2 juillet 2020 (loi ELAN). Chaque copropriétaire doit pouvoir voter sans être présent. Le formulaire doit être joint à chaque convocation, même si personne ne l'utilise jamais.
Ce que Mon Syndic Bénévole automatise dans le cycle AG
La gestion manuelle d'une AG représente en réalité quatre à neuf heures de travail dispersé sur plusieurs semaines — dont une bonne partie peut être automatisée. Voici exactement ce que la plateforme prend en charge.
Le cycle AG dans Mon Syndic Bénévole
5 étapes, de la préparation à la notification du PV
Brouillon d'AG
Créez votre AG, saisissez l'ordre du jour résolution par résolution en précisant la majorité applicable, le montant si applicable, et les pièces jointes. Tout reste en brouillon — vous pouvez modifier jusqu'au dernier moment.
Planification et vérification du délai
Indiquez la date et l'heure de l'AG. La plateforme calcule automatiquement la date limite d'envoi des convocations (J-21) et vous alerte si vous dépassez la fenêtre de sécurité. Validez la planification — l'AG passe en statut “planifiée”.
Envoi des convocations PDF
Un clic envoie à chaque copropriétaire sa convocation personnalisée en PDF — avec ses données de lot, les résolutions, les pièces jointes et le formulaire de vote par correspondance. L'envoi est suivi pour chaque destinataire, avec date d'envoi enregistrée.
Saisie des votes et génération du PV
Après l'AG, saisissez résolution par résolution le résultat du vote (pour, contre, abstentions, en tantièmes). La plateforme détermine automatiquement si la résolution est adoptée ou rejetée selon la règle de majorité applicable — et génère le PV en PDF.
Notification du PV et création des appels de fonds
Envoyez le PV signé à tous les copropriétaires depuis la plateforme — avec historique d'envoi centralisé. Si le budget N+1 a été voté, il est disponible immédiatement comme base pour les prochains appels de fonds trimestriels.
| Tâche | Gestion manuelle | Mon Syndic Bénévole |
|---|---|---|
| Calcul de la date limite de convocation | Calcul manuel, risque d'erreur | Automatique ✓ |
| Génération des convocations individuelles PDF | Word + publipostage manuel | 1 clic pour tous ✓ |
| Suivi des envois | LRAR : preuve papier / e-mail : suivi dispersé | Historique centralisé par destinataire ✓ |
| Vérification de la majorité applicable | À vérifier à la main | Intégrée par résolution ✓ |
| Génération du PV après AG | Saisie Word + mise en forme | PDF généré automatiquement ✓ |
| Transposition du budget en appels de fonds | Recalcul manuel des tantièmes | Automatique à la publication ✓ |
| Temps total estimé (10 lots) | 6 à 9 heures | 1,5 à 2 heures ✓ |
Anne-Sophie prépare maintenant son AG en une matinée.
Comptes clôturés dans la plateforme, budget pré-rempli, convocations générées en un clic avec le bon délai — le cycle AG complet est guidé. Pour aller plus loin sur les obligations légales du syndic bénévole tout au long de l'année, consultez notre guide complet.
Préparer mon AG avec Mon Syndic Bénévole →Questions fréquentes
Peut-on tenir une AG sans que tous les copropriétaires soient présents ?
Oui. Il n'y a pas de quorum en copropriété — l'AG délibère quel que soit le nombre de présents ou représentés. En revanche, un seul copropriétaire présent ne peut pas automatiquement faire adopter toutes les résolutions : tout dépend du nombre de tantièmes qu'il représente et de la majorité applicable. Les absents sans pouvoir ne comptent pas pour les résolutions de l'art. 24, alors qu'ils pèsent sur les majorités plus exigeantes comme l'art. 25.
Peut-on convoquer l'AG par e-mail ?
Oui, mais uniquement si le copropriétaire a donné son accord écrit préalable pour ce mode de notification. Sans accord individuel, la convocation doit être envoyée par LRAR ou remise en main propre contre émargement. L'accord peut être recueilli lors d'une AG précédente (mention au PV) ou par un formulaire signé. Pour les copropriétaires qui n'ont pas donné leur accord, maintenez l'envoi postal.
Combien coûte l'envoi des convocations par recommandé ?
Un recommandé coûte environ 4 à 5 € par envoi. Pour une copropriété de 10 lots, c'est 40 à 50 € par AG. La loi autorise la voie électronique avec accord préalable — ce qui réduit ce coût à zéro. Les syndics professionnels facturent souvent chaque recommandé comme frais supplémentaires. En gestion bénévole, c'est une dépense de la copropriété à prévoir dans le budget.
Que faire si la majorité de l'article 25 n'est pas atteinte pour l'élection du syndic ?
Si vous recueillez plus d'un tiers des voix sans atteindre la majorité absolue, un second vote à la majorité simple de l'art. 24 peut être organisé immédiatement (art. 25-1). Si même ce second tour échoue, les copropriétaires peuvent demander au tribunal judiciaire de désigner un syndic judiciaire. Anticipez toujours votre réélection en la mettant à l'ordre du jour avant la fin de votre mandat.
Peut-on tenir une AG extraordinaire en cours d'année ?
Oui. Le syndic peut convoquer une AG extraordinaire à tout moment si une décision urgente ne peut pas attendre l'AG ordinaire — travaux urgents votables en AG, remplacement d'un prestataire, décision liée à un sinistre. Les mêmes règles de convocation s'appliquent : délai de 21 jours, ordre du jour précis, documents annexés. Un copropriétaire peut demander l'inscription d'une question ou alerter le syndic sur l'urgence, mais la convocation elle-même reste encadrée par les règles légales applicables au syndic ou, en cas de carence, par les voies prévues par la loi.
Combien de temps faut-il préparer une AG ordinaire, honnêtement ?
Sans outil dédié : comptez 6 à 9 heures réparties sur 3 à 4 semaines — clôture des comptes, mise en forme des documents, publipostage des convocations, rédaction du PV. Avec un outil comme Mon Syndic Bénévole où les données sont déjà en place (dépenses enregistrées au fil de l'année, tantièmes configurés) : 1 h 30 à 2 heures au total. Pour plus de détails sur la façon dont un logiciel pour syndic bénévole change la gestion quotidienne, consultez notre comparatif.
Qui signe le PV si le président de séance n'est pas le syndic ?
Le PV est signé par le président de séance et le secrétaire de séance, désignés en début d'AG. Le syndic (même bénévole) peut être élu président de séance, mais ce n'est pas automatique. Si le syndic est aussi président de séance, il signe en les deux qualités. Les scrutateurs (si désignés) signent également.
En résumé
L'assemblée générale n'est pas une réunion de routine — c'est le moment où se prennent toutes les décisions engageant la copropriété pour l'année. Bien préparée, elle se tient en 1 h 30 et donne à tous les copropriétaires une vision claire des finances et des projets. Mal préparée (délai manqué, résolution hors ordre du jour, PV non envoyé), elle peut déboucher sur des contentieux coûteux.
Le calendrier est simple : commencez à préparer 8 semaines avant, envoyez les convocations à J-24 minimum, tenez votre réunion, signez le PV séance tenante, notifiez-le rapidement aux copropriétaires concernés et mettez à jour le registre des copropriétés dans les 2 mois après l'AG d'approbation des comptes. Si vous venez de prendre vos fonctions, consultez notre guide des premières démarches du syndic bénévole pour les démarches qui précèdent la première AG.
Pour un syndic bénévole, la différence entre “subir” l'AG et la gérer sereinement tient souvent à un seul facteur : les données sont-elles en ordre tout au long de l'année, ou tout est-il à reconstituer la veille ? C'est exactement ce que règle un outil de gestion dédié.
Préparez votre prochaine AG en une matinée.
Convocations PDF, vérification du délai légal, PV généré après la réunion, notification aux copropriétaires — tout le cycle AG est guidé, pas à pas.
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