Migrer vers Mon Syndic Bénévole : guide complet en 7 étapes

Ce que vous devez rassembler avant de commencer

La migration est rapide si vous avez les bonnes pièces sous la main. Voici ce dont vous aurez besoin — la plupart de ces documents sont dans les archives remises par votre ancien syndic, ou dans vos propres classeurs.

Si vous migrez depuis Excel, ces informations sont probablement dispersées dans plusieurs fichiers. Si vous venez d'un syndic professionnel, elles doivent figurer dans les archives qu'il est légalement tenu de vous remettre dans les 15 jours suivant la fin de son mandat (art. 18-2 de la loi du 10 juillet 1965). Consultez notre guide sur les 30 premiers jours du syndic bénévole si vous venez de reprendre le mandat, ou notre guide complet pour gérer sa copropriété sans syndic professionnel si vous êtes dans la phase de réflexion.

Étape 1 — Créer la copropriété

Depuis votre tableau de bord, cliquez sur “Nouvelle copropriété”. Renseignez le nom de l'immeuble, l'adresse complète et le code postal. C'est tout pour l'étape de création initiale — vous affinerez les détails en ajoutant les lots.

Si vous gérez plusieurs immeubles (un propriétaire qui gère le bâtiment A et le bâtiment B du même ensemble, par exemple), créez autant de copropriétés que nécessaire. Chaque copropriété dispose de son propre espace avec ses lots, ses appels de fonds, ses copropriétaires et ses documents — entièrement cloisonnés.

Étape 2 — Saisir les lots et les tantièmes

C'est l'étape la plus importante de la migration : toute la répartition des charges repose sur cette base. Chaque erreur sur les tantièmes se répercutera automatiquement sur tous les appels de fonds futurs.

Pour chaque lot, saisissez :

• Le numéro de lot tel qu'il figure au règlement de copropriété
• La désignation (appartement, cave, parking, local commercial…)
• Les tantièmes — la quote-part de chaque lot, tels qu'ils figurent au règlement de copropriété (exprimés sur 1 000 ou 10 000 selon l'immeuble)

La source de référence est toujours le règlement de copropriété et son état descriptif de division — pas le tableau de votre ancien syndic, qui peut contenir des erreurs historiques non corrigées.

Comment Mon Syndic Bénévole utilise vos tantièmes

Une fois les tantièmes saisis, la plateforme les utilise automatiquement pour calculer la quote-part de chaque copropriétaire sur chaque appel de fonds, sur chaque dépense et sur la régularisation annuelle des charges. Vous ne recalculerez plus jamais une répartition à la main.

Étape 3 — Inviter les copropriétaires

Depuis la section “Copropriétaires”, ajoutez chaque copropriétaire en saisissant son nom, son adresse postale et son e-mail. Associez-le à son ou ses lots.

Une fois le copropriétaire créé, vous pouvez lui envoyer une invitation par e-mail via le bouton “Inviter”. Il accède alors à son espace personnel : il peut y consulter ses appels de fonds, son historique de paiement, les comptes de la copropriété et les documents que vous y déposez. L'invitation reste optionnelle — vous pouvez très bien gérer la copropriété seul et envoyer les documents par e-mail sans que vos copropriétaires aient à créer un compte.

En pratique, 60 à 80 % des questions répétitives que reçoit un syndic (“ai-je payé mon dernier appel ?”, “quel est mon solde ?”, “avez-vous le PV de l'AG de l'an dernier ?”) trouvent leur réponse directement dans cet espace — sans intervention du syndic.

Étape 4 — Reprendre le solde comptable de départ

Il ne s'agit pas de ressaisir tout l'historique comptable des années précédentes. Vous n'avez besoin que du solde de chaque copropriétaire à la date de votre migration : qui doit encore combien sur les appels précédents, et qui a un crédit éventuel.

Ces informations se trouvent dans l'état des impayés que l'ancien syndic doit vous avoir remis. Si vous migrez depuis Excel, c'est le solde de la dernière colonne de votre tableau de suivi.

Étape 5 — Créer le premier appel de fonds

C'est souvent l'étape la plus redoutée — et la plus simple une fois la structure en place. Pour comprendre en détail comment fonctionne le calcul et la répartition, consultez notre guide complet sur les appels de fonds en copropriété. Depuis la section “Appels de fonds”, cliquez sur “Créer”. La plateforme vous propose deux options :

Une fois l'appel de fonds publié, la plateforme génère automatiquement un avis d'appel de fonds individuel pour chaque copropriétaire (PDF) et peut l'envoyer par e-mail en un clic. Chaque copropriétaire peut aussi le retrouver dans son espace personnel.

Le suivi des paiements

Depuis la liste des appels de fonds, vous visualisez en temps réel quel copropriétaire a payé, lequel est en attente, lequel est en retard. Le tableau de bord affiche un récapitulatif des impayés avec un indicateur d'alerte. À partir d'un certain délai, un bouton “Envoyer un rappel”génère un e-mail de relance directement depuis l'interface — sans avoir à ouvrir votre messagerie.

Étape 6 — Importer les documents clés

La section “Documents”centralise tous les fichiers de la copropriété : PV d'AG, contrats prestataires, diagnostics, attestations d'assurance, règlement de copropriété. Ils sont accessibles depuis le tableau de bord du syndic et, selon les droits que vous configurez, depuis l'espace personnel de chaque copropriétaire.

Inutile de tout importer le premier jour. Pour démarrer, concentrez-vous sur les documents les plus demandés :

• PV de la dernière AG (copropriétaires le demandent régulièrement)
• Attestation d'assurance multirisques immeuble en cours (demandée à chaque vente de lot)
• Règlement de copropriété (référence en cas de litige)
• Carnet d'entretien de l'immeuble (état des travaux réalisés)

L'obligation légale d'archivage couvre 10 ans pour les PV d'AG, contrats et factures — c'est l'une des obligations légales du syndic bénévole. Centraliser progressivement dans l'outil évite le classeur physique difficile à retrouver.

Étape 7 — Vérification avant le premier envoi

Avant d'envoyer votre premier appel de fonds ou votre première convocation d'AG, prenez 10 minutes pour vérifier :

Si tout est en ordre, votre migration est terminée. Vous pouvez publier votre premier appel de fonds et inviter vos copropriétaires.

Ce que vous gagnez concrètement le premier mois

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour migrer depuis un syndic professionnel ?

Pour une copropriété de 10 à 20 lots, comptez environ 2 heures si vous avez tous vos documents en main. La majorité du temps est consacrée à la saisie des tantièmes et des données copropriétaires. Une fois fait, vous ne recommencez pas. Si vous venez de décider de gérer vous-même, lisez d'abord notre guide sur les démarches pour devenir syndic bénévole.

Faut-il ressaisir tout l'historique comptable des années précédentes ?

Non. Seul le solde de départ à la date de migration est nécessaire. L'historique des exercices précédents peut rester dans vos archives Excel ou papier — il n'impacte pas la gestion courante sur Mon Syndic Bénévole.

Peut-on migrer en cours d'année, sans attendre le 1er janvier ?

Oui. La migration est indépendante du calendrier de l'exercice. Si vous démarrez en cours de trimestre, renseignez le solde à la date exacte de migration. L'exercice en cours se poursuit normalement depuis cette date dans la plateforme.

Que se passe-t-il si j'ai plusieurs copropriétaires sur le même lot (indivision) ?

Créez chaque copropriétaire séparément et associez-les tous au même lot. Pour les appels de fonds, l'avis est adressé à chaque indivisaire — à vous de clarifier avec eux la répartition interne, qui ne concerne pas la copropriété dans son ensemble.

Les données sont-elles sécurisées lors de la migration ?

Mon Syndic Bénévole est hébergé sur infrastructure européenne conforme au RGPD, avec chiffrement en transit et au repos. Vos données comptables et les coordonnées de vos copropriétaires ne sont jamais partagées ni utilisées à des fins commerciales. Des sauvegardes automatiques quotidiennes protègent contre toute perte accidentelle.

Que se passe-t-il si je souhaite arrêter Mon Syndic Bénévole plus tard ?

Vos données (copropriétaires, lots, appels de fonds, documents) restent accessibles tant que votre compte est actif. En cas de résiliation, les PDF générés — avis d'appel de fonds, convocations, PV — sont téléchargeables depuis chaque section et peuvent être archivés avant de quitter. Aucun engagement de durée minimum au-delà de chaque mois souscrit.

En résumé

Migrer vers Mon Syndic Bénévole ne demande pas de jours de configuration ni de formation technique. Avec vos documents en main — règlement de copropriété, liste des copropriétaires, relevés bancaires, dernier budget — vous pouvez être opérationnel en une demi-journée. Si vous hésitez encore sur le choix de l'outil, notre comparatif des logiciels pour syndic bénévole vous aidera à trancher.

L'investissement de départ (2 heures de saisie) se rentabilise dès le premier trimestre : plus aucun calcul manuel, plus aucune heure passée à reconstituer les comptes avant l'AG, plus aucune demande de solde à traiter à la main.